Anleitungen - Arciva

Kurze Anleitungen für die Aufgaben, die im Alltag vorkommen – ein Dokument hineinbekommen, es einordnen, es wiederfinden.

Arciva ist noch nicht veröffentlicht. Diese Anleitungen beschreiben, was die App heute tut.

Ein Dokument hineinbekommen

Je nachdem, was vor dir liegt:

Vom Papier – auf iPhone und iPad über das Scan-Symbol in der Vorgangsliste. Daraus wird ein durchsuchbares PDF und ein neuer Vorgang.
Eine Datei – auf die Vorgangsliste ziehen. Ohne Maus geht es über das Import-Symbol in der Werkzeugleiste; im Hochformat des iPhones liegt es unter dem + als Neuer Vorgang aus Datei.
Ein Foto – auf iPhone und iPad direkt aus der Fotomediathek, auch mehrere auf einmal. Jedes wird ein eigenes Dokument.
Aus der Zwischenablage – Bild, PDF oder Text einfügen.

Arciva fragt gleich nach dem Namen – für den Vorgang und für das Dokument. Die Felder sind leer und zeigen den Vorschlag grau an: lostippen, oder mit Überspringen den Vorschlag behalten.

Währenddessen liest Arciva den Text aus dem Dokument und bietet bis zu drei Vorschläge an – etwa den Absender oder die Firma. Ein Tipp darauf ersetzt den Namen, das + daneben hängt ihn an. So lassen sich Firmenname und Belegart verbinden.

Auf dem Mac: die beiden Symbole in der Werkzeugleiste – und darunter die Fläche, auf die du eine Datei ziehst.

Auf iPhone und iPad: dieselben Wege als Symbole – Dokument, Foto, Scan, Import.

⚠️ Scannen gibt es nur auf iPhone und iPad. Und: Dateien werden beim Import kopiert – das Original bleibt liegen, wo es war.

Aufkleber statt Ordner

Ein Vorgang trägt beliebig viele Aufkleber, und jeder davon ist ein Weg, ihn wiederzufinden. Eine Zahnarztrechnung für Anna gehört zu Anna – aber genauso zu den Rechnungen und zu den Versicherungen. Du musst dich nicht entscheiden.

Aufkleber lassen sich zweistufig ordnen: einer kann unter einem anderen liegen („Finanzen → Rechnungen“). Filterst du nach dem oberen, sind die darunter automatisch dabei.

Arciva am Mac: ein Vorgang mit den Aufklebern Anna, Rechnungen und Versicherungen, daneben die Seitenleiste mit den Gruppen Familie, Gesundheit und Finanzen. — Ein Vorgang mit drei Aufklebern – und wo jeder von ihnen in der Seitenleiste zu Hause ist.

Die Farbe kommt von der Gruppe. Legst du einen Aufkleber unter einem anderen an, ist deren Farbe schon vorgeschlagen – nehmen musst du sie nicht.

Denselben Namen kann es unter zwei Gruppen geben: Rechnungen unter Gesundheit und Rechnungen unter Finanzen. Du musst sie nicht „Gesundheitsrechnungen“ und „Finanzrechnungen“ taufen – kommt ein Name doppelt vor, schreibt Arciva die Gruppe davor.

Vergeben – in der Detailansicht über das + in der Aufkleber-Sektion. Auf Mac und iPad geht es auch, indem du einen Aufkleber aus der Seitenleiste auf einen Vorgang ziehst.
Einordnen – am Mac in der Seitenleiste auf einen anderen ziehen; auf iPhone und iPad über langen Tap: Darunter einordnen… oder Nach oben lösen.
Entfernen – über das × am Chip im Vorgang.

⚠️ Es gibt keine zwei Sorten Aufkleber. „Oben“ und „darunter“ ist eine Position, kein Typ – jeder lässt sich jederzeit verschieben.

Wiederfinden – auch im Papier

Die Suche geht durch alles auf einmal: Titel und Beschreibung, Notizen, Aufklebernamen, Aufgaben, Dokumentnamen – und durch den Text in den Dokumenten. Auch in eingescannten PDFs ohne Textebene, in Fotos und in Screenshots.

Arciva am Mac: die Suche nach einem Wort, darunter zwei gefundene Vorgänge mit dem jeweils passenden Dokument. — Ein Wort genügt: Die Suche nach „unter“ findet zwei Vorgänge – und nennt jeweils das Dokument, in dem es steckt.

Öffnest du einen Treffer, zeigt die Dokumentenliste, in welchem Dokument der Begriff steckt und wie oft. Bei einem Vorgang mit vielen Dokumenten musst du nicht raten.

Arciva am Mac: ein Vorgang aus der Suche, das Dokument „Zahnarztrechnung (Scan)“ mit der Trefferzahl markiert. — Im Vorgang steht am Dokument, wie oft der Begriff darin vorkommt. Das zweite trägt kein Zeichen – dort steht er nicht.

Nach Aufklebern einschränken – über den „Aufkleber“-Knopf in der Suche, beliebig viele kombinierbar. Das geht auch ganz ohne Suchtext.
Schnellsuche – oben in der Vorgangsliste, nur Titel und Beschreibung, für das schnelle Finden eines Vorgangs.
Spotlight – Arciva ist auch über die Systemsuche auffindbar.

Wieder herausbekommen

Ein Dokument herausholen: Am Mac ziehst du es aus dem Vorgang dorthin, wo du sonst eine Datei ablegst – auf den Schreibtisch, in Mail, in Fotos, in Google Mail im Browser. Auf iPhone und iPad tippst du das Dokument an und nimmst den Teilen-Knopf. Es entsteht eine Kopie, in Arciva bleibt alles unberührt, und die Datei trägt den Namen, den sie in Arciva hat.

Liegt die Datei gerade nicht auf dem Gerät, weil iCloud Platz geschaffen hat, wird sie vorher geholt – du siehst kurz Wird geladen…. Das geschieht von selbst.

Gelöschtes bleibt 30 Tage

Gelöschte Vorgänge liegen im Papierkorb, gelöschte Notizen und Dokumente stehen grau in ihrer Sektion. Beides bleibt 30 Tage, und an jedem Eintrag steht, wie lange noch. Ein Klick holt es zurück – beim Vorgang samt der Notizen und Dokumente, die darin gelöscht waren.

⚠️ Aufgaben sind die Ausnahme. Sie liegen in Apple Erinnerungen, und die haben keinen Papierkorb. Wandert ein Vorgang in den Papierkorb, bleiben seine Aufgaben deshalb stehen und werden nur markiert – erst beim endgültigen Löschen verschwinden sie auch dort.

Sichern, prüfen, wiederherstellen

iCloud hält deine Geräte gleich – aber was auf einem verschwindet, verschwindet überall. Deshalb schreibt Arciva den ganzen Bestand auf Wunsch in einen Ordner deiner Wahl: ein Ordner je Vorgang, Notizen als Textdateien, Dokumente als Originale. Du kannst alles im Finder oder in „Dateien“ durchsehen, ohne Arciva zu öffnen.

Sichern – unten in der Seitenleiste steht eine Zeile mit dem Stand (gerade eben, Nur auf diesem Gerät …). Diese Zeile ist ein Menü: darin Sicherungen, dann Jetzt sichern. Wohin, entscheidest du: Festplatte, externes Laufwerk, Netzlaufwerk oder ein Cloud-Dienst, der sich in den Finder einhängt. Arciva merkt sich die Wahl.
Prüfen und wiederherstellen – im selben Fenster über Eine Sicherung prüfen und einlesen…. Arciva sieht den Ordner zuerst durch und zeigt dir, was drin ist, samt Datum. Hier kannst du aufhören – wolltest du nur nachsehen, hat sich nichts geändert. Willst du weiter, steht darunter Alles ersetzen und einlesen.

Arciva am Mac: das Fenster „Sicherungen“ mit dem Zielordner, der Aufstellung des Bestands und dem Knopf „Jetzt sichern“. — Das Sicherungsfenster: wohin gesichert wird, was mitkommt – und wie viel es ist.

Die Prüfung sieht zweierlei nach. Immer, ob jede Datei noch da ist und ob sie noch die richtige Größe hat – das fängt den häufigsten Fall, eine Kopie, die mittendrin abgebrochen ist. Auf Wunsch vergleicht Auch die Inhalte prüfen zusätzlich einen Fingerabdruck jeder Datei und findet damit auch die, die zwar die richtige Größe hat, aber nicht mehr dieselbe ist. Was fehlt oder nicht stimmt, steht namentlich da. Geändert wird nichts.

Arciva am Mac: das Ergebnis einer geprüften Sicherung, darunter der Knopf „Auch die Inhalte prüfen“. — Nach der Prüfung: was in der Sicherung steckt. Der Inhaltsvergleich ist ein eigener Knopf.

Jeder Lauf legt einen neuen, datierten Ordner an. Überschrieben wird nie – ein mitlaufender Spiegel würde einen Schaden genauso weiterreichen wie iCloud selbst. Was im Papierkorb liegt, kommt in einem eigenen Ordner mit. Dokumente, die iCloud gerade ausgelagert hat, holt Arciva vorher zurück und sagt dir vorab, wie viele es sind. Und wenn du eine laufende Sicherung anhältst, steht das im Ordnernamen – du siehst es im Finder, ohne etwas zu öffnen.

⚠️ Wiederherstellen geht nur in eine leere Arciva. Liegt schon etwas darin, bietet Arciva an, den ganzen Bestand zu ersetzen – und fragt ein zweites Mal nach. Dieses Löschen geht über iCloud auf alle deine Geräte und lässt sich nicht rückgängig machen. Das Einlesen lässt sich dabei nicht abbrechen – anders als eine laufende Sicherung, die du jederzeit anhalten kannst: ein halb ersetzter Bestand wäre schlimmer als ein leerer. Rechne bei großem Bestand mit einigen Minuten, weil jede Löschung einzeln zu iCloud wandert.

Arciva am Mac: die Rückfrage vor dem Einlesen, mit den Knöpfen „Ja, alles ersetzen“ und „Abbrechen“. — Vor dem Ersetzen fragt Arciva ein zweites Mal – und nennt die Zahl der Einträge, die verschwinden.

⚠️ Zwei Dinge kommen nicht vollständig zurück. Aufgaben liegen in Apple Erinnerungen: Text, Datum und Erledigt-Stand kommen mit, aber als neue Erinnerungen – die alten lassen sich nicht wiederherstellen. Und ein Dokument, dessen Datei in der Sicherung fehlt, wird namentlich gemeldet; der Vorgang entsteht trotzdem, mitsamt dem erkannten Text. Eine leere Datei, die wie das Original aussieht, legt Arciva nie an.

⚠️ Ein Ordner auf demselben Gerät ist nur die halbe Miete. Er hilft, wenn in Arciva etwas schiefgeht – nicht, wenn das Gerät verlorengeht.